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2013年文档管理市场将会迎来新的突破

近些年来,我国企业对文档管理的需求进入“井喷期”。国家档案局近年来进行的调查显示,已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统,产生各类电子文件近2亿件。最新调查结果表明,我国企事业单位日常资料以电子文档形式存在的占72.7%,其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在;有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上。76%受访机构认为未来5年,我国企业的电子资料数量还将持续的成倍增长,人为的管理这些资料已然无法完成,企事业单位的文档管理将完全依赖于文档管理软件。

  自2006年以来,我国的文档管理市场以几何速度不断扩大。据统计,2006年我国仅有14.7%的企业在使用文档管理软件来管理电子文件;而到了2010年这个数字增长到了37%;预计2013年,我国使用文档管理软件进行管理的企事业单位所占比例将达到前所未有的高度!由此不难预见,在不久的将来,文档管理软件将成为政府、企事业信息资源的主要管理载体。电子文档自动化、智能化管理将成为继人为纸质档案管理以来的一次新的革命。

  文档管理软件发展态势分析

  由于我国信息化建设起步较晚,关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究,并取得了一定的成果。但对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求看,电子文件管理远未达到理想的目标。

  在国外,电子文件管理机制已然成为了企业广泛应用的管理手段。早在10年前,就陆续产生一些资料管理的电子产品,在一些工业发达的国家,利用电子文档管理系统进行管理的企业有的甚至高达90%以上,在英国,95%的政府文件都已生成电子文件,由其专门的电子文档管理机制进行管理。

  现阶段,我国文档管理产品的市场虽然市场占有率虽然不及OA、CRM等比较成熟的产品,但是其年增长率却年年递增,是软件市场增长最快的产品之一。由此可见,文档管理软件有着潜在的市场,在未来几年将会超越其他管理产品的市场占有率,成为企业主要的管理工具。

  

  此次的现状调查结果同时也揭示出目前我国电子文件管理中依然存在着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件质量难以保障等诸多问题。即便是归档后的电子文件,也因缺少科学的管理措施,亦面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题使得大量的电子文件基本处于无序、无规的分散混乱状态,导致我国电子文件面临着严重的失控风险。

  一份来自中国人民大学的研究小组的调查报告,首度曝光近年来中国电子文件管理的“记忆黑洞”。调查显示,中国1982年第三次全国人口普查中99%的原始数据已经丢失;1990年北京亚运会的部分电子文件无法读取;22%的中央机关存在读不出来的电子文件。

  为了改变电子文件管理的不足,以科学、规范的管理方式来对企业文件进行规划管理,以改善现阶段我国电子文档管理的不足:

  1、电子文件集中存储,定时备份,杜绝“记忆黑洞”:

  我国电子文件管理的“记忆黑洞”主要产生原因是电子文档存储散乱,没有统一的管理机制。建立统一的文档管理平台对于企事业单位来讲是非常必要的。若将企业所有的电子文档以及数字资产全部集中到统一服务器中存储,并做到定时备份。那么出现丢失的可能性将大幅减少。而这些工作通过人为管理则会效率低,出错率高,应当借助现代化的文档管理软件来进行管理。

  2、安全管理瓶颈:

  由于长期以来缺乏电子文件规划管理,我国企事业单位电子文件的信息安全状况堪忧。调查发现,有的重要机构仅仅因为工作人员在内部涉密网和互联网上交互使用U盘,就被黑客利用木马程序从其内部网上窃取很多重要情报。

  为了解决企事业单位的安全管理问题,可以建立权限管理机制,对人员进行细粒度权限分配,同时配合审计历史、文件加密、文件备份、登录限制等手段对文件进行安全管理,内外兼顾电子文件的安全,使风险系数最小化。

  3、摆脱传统管理手段,高效管理电子文件

  传统的文件管理即为纸质文件的人为管理。错误率极高,文件难以保存,文件丢失则无法找回。即使有很多企业已经开始普及使用电子文档,但是电子文件散落存储在各台计算机中,查找困难、无法实现共享、安全因素等问题始终困扰着企业,工作效率低已成为了企业的普遍现象。

  专家认为,人力资源应该用于更有价值的工作上,而不是浪费在日常的文档管理中。现代化管理手段完全可以实现电子文档的自动化、智能化管理。文件归档、编号、排序、查找等日常工作可以由文档管理机制来完成。通过文档管理软件进行管理,文件的流转速度、员工的工作效率、电子文件的利用率都会有大幅提高,使企业的运营效率加倍。

 

  小结:

  文档管理产品的发展日新月异,市场需求不断提高,说明着我国的企事业单位已经越来越重视电子文件的管理。随着企业电子管理水平逐日攀升,将会有更多的文档管理产品融入市场,更多的客户采购文档管理产品。我国的电子文件管理水平也将逐步的拉近国际电子文件管理之间的差距。2013年将是我国文档管理市场跳跃性发展的一年,我国的电子文件管理水平将迎来一次质的飞跃。

 

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